Organisasjonssamling og årsmøte 2023

Arrangementet er stengt for påmelding

Kjære ledere og andre aktive - snart er tiden inne igjen!

Torsdag 20.4.23 – oppdatering:  PROGRAM FOR HELGEN FINNER DU HER!

Sett av helgen straks!  Her er mer informasjon om årets organisasjonssamling og årsmøte.  Husk nå aller først at samlingen og årsmøtet er to forskjellige arrangementer!

1. Dere trenger ikke sende samme deltakere på organisasjonssamlingen som på årsmøtet.
2. På organisasjonssamlingen kan dere sende opp til tre personer uten videre spørsmål.
3. På årsmøtet har alle medlemmer møte- og talerett, men det er bare foreningens delegater som har stemmerett.

HUSK DESSUTEN:  Allergier?  Skriv inn i kommentarfeltet på slutten av påmeldingen!

Slik blir framdriften videre:

• Forslag som ønskes behandlet på ordinært årsmøte må sendes styret senest fem uker før årsmøtet, i henhold til vedtektene, altså innen 18. mars.
• En formell innkalling med sakspapirer sendes ut innen tre uker før selve årsmøtet, i henhold til vedtektene.
• Program for organisasjonssamlingen sendes ut i andre halvdel av mars.

Sted og tid for helgen

Vi skal tilbringe helgen samme sted som i fjor,  på Rampen i  Schweigaards gate 34C, like ved kontoret vårt.  Det er et kombinert konferansested og bar,. Vi skal også spise middag lørdag kveld her, og etterpå kan vi mingle i baren.

Vi legger opp til å begynne kl. 10.00 på lørdag 22.4 og avslutte etter årsmøtet, som starter kl. 14:00 på søndag 23.4.
Mer om dette og selve programmet får dere altså i detalj senere.

I og med at vi har samlingen i Oslo vil det være den enkeltes eget ansvar å finne overnatting.  Man kan velge hotell, AirBnB eller privat.  For dere som trenger hotell, anbefaler vi Smart Hotell eller Citybox i sentrum, slike gir rimelig og grei overnatting.  Hvis noen synes det er vanskelig å finne rom,  be om hjelp på post@soppognyttevekster.no

Dekning av kostnader

Årsmøtehelgen med organisasjonssamlingen er et kostbart arrangement for forbundet og vi må derfor ha noen klare retningslinjer for hva vi dekker av reise og opphold. Vi ønsker at alle foreningene skal ta seg råd til å delta og at de utsendte deltakerne skal ta seg tid til å delta hele helgen, ikke bare til selve årsmøtet.

• Det er den enkelte forening som bestemmer hvem som skal delta på organisasjons-samlingen. Hver forening kan sende opp til tre deltakere uten videre spørsmål. Er dere flere, ta kontakt med Pål.
• Merk at delegater som kun kommer til selve årsmøtet på søndag kl. 14, ikke får kostnadene dekket av forbundet. Foreningene oppfordres til å dekke disse kostnadene for sine delegater.
• Dere finner refusjonsskjema på ressurssidene – både som regneark og pdf.   Se under Økonomipunkter her. 

Nedenfor er prinsippene og prisene for dere som skal og kan delta. Spør om det er noe som er uklart eller om dere har konkrete problemstillinger dere vil ha luftet. Vi svarer kjapt.

• Deltaker 1 betaler en egenandel på kr 750 for hele helgen, inkludert kostnader til reise og opphold.
• Deltaker 2 betaler kr 1250 i egenandel for hele helgen, inkludert kostnader til reise og opphold.
• Deltaker 3: Foreningene dekker selv alle kostnader til reise og opphold for deltaker 3. Selve deltakelsen på samlingen dekkes av Forbundet.

Når det gjelder priser og kostnader blir dette retningslinjene:

• Vi setter et tak på kr 1000 per hotelldøgn. Kostnader utover dette dekkes av deltaker eller forening. Vi oppfordrer til å bestille i god tid og kjente til å ta dobbeltrom.
• Privat overnatting dekkes etter statens satser, for tiden kr 435,- per natt.
• Vi oppfordrer til å bruke offentlig transport. Kjøring med privatbil dekkes opptil tilsvarende kostnader for offentlig transport, samlete med kr 3,50 per km, bompenger og parkering.
• Vi oppfordrer dere til å bestille hotell og reise så raskt som mulig for å få gode priser.

Det vil være mulig å søke om støtte dekning av egenandelen, om foreningen har en anstrengt økonomi.  Send i så fall en enkel begrunnelse til post@soppognyttevekster.no.

Refusjon/reiseregning

Prinsippet for å gjøre opp reisekostnader er at hver enkelt forening betaler alle kostnadene for sin(e) utsendte. Forbundet refunderer så de samlede utleggene til foreningen, minus egenandelene. Da kan dere gjøre det som dere selv vil internt, og gi oss en oversikt som spesifiserer kostandene, slik:

• Navn på deltaker og angivelse av om det er deltaker, 1, 2 eller 3
• Reisekostnader (tog, fly, buss, båt, bil) per deltaker
• Nødvendige oppholdskostnader (hotell, privat overnatting) per deltaker
• Om noen krever måltider refundert, må dette spesifiseres spesielt. Vi regner alle måltider som dekket i selve arrangementet, så vi må få informasjon om eventuelle unntak.

Send til post@soppognyttevekster.no. Husk å legge ved kopi av bilagene!

Send oss navn på delegatene til årsmøtet så fort dere har det klart! Antallet delegater per forening går fram av vedtektene 4.1.1. (se under)

Vennlig hilsen

Steinar Weseth                                          Pål Karlsen

Styreleder                                                 Daglig leder

FRA VEDTEKTENE 

4.1.1 Norges sopp- og nyttevekstforbunds høyeste myndighet er årsmøtet. Stemmeberettigede

på årsmøtet er de delegater som er valgt av medlemsforeningene.

• Foreninger med inntil 50 medlemmer (A-medlemmer og husstandsmedlemmer) kan sende én (1) delegat,
• foreninger med 51-100 medlemmer kan sende to (2) delegater og
• foreninger med 101-300 medlemmer kan sende tre (3)delegater;
• videre oppnås én (1) delegat mer pr. 200 flere medlemmer.

Delegatantallet beregnes etter antall medlemmer med betalt kontingent innen 31. desember kalenderåret før årsmøtet. Delegatene har i utgangspunktet hver én stemme, men kan ha med fullmakt fra andre delegater i egen forening slik at foreningens samlete stemmetall realiseres. En forening kan også ha med fullmakt fra inntil to (2) andre medlemsforeninger.